שיטת הפומודורו (במקור מאיטלקית – עגבניות)פותחה בשנות ה-80 על ידי האיטלקי פרנצ'סקו צ'ירילו, כדי לסייע בניהול זמן ושיפור המיקוד והפרודוקטיביות. צ'יריליו, מתכנת ויזם, פיתח את השיטה כשהיה סטודנט והשתמש בטיימר בצורת עגבנייה מהמטבח כדי לתזמן את מקטעי הלימוד שלו.

הטיימר הזה שימש את מי שרצה לבשל רוטב עגבניות בסיסי, תהליך שנמשך 25 דקות.

בהתחלה הוא ניסה פרקי זמן שונים ללמידה, החל מ-2-3 דקות ועד שעה שלמה ברציפות. הוא מהר מאוד הבין שקשה להישאר ממוקדים כל כך הרבה זמן ברצף.

אחרי כמה וכמה נסיונות צ'ירליו מצא ש – 25 דקות זה הזמן האופטימלי שבו אפשר עדיין להישאר מרוכזים במשימה. התובנה הזו, היתה הבסיס לתובנות אחרות הקשורות ביעילות שלנו. 

צ'ירילו הבין שבמקום לחשוב על זמן כמקור ללחץ, אפשר להפוך אותו לכלי עזר. שיטת הפומודורו למעשה מאמנת אותנו להתמקד טוב יותר במשימות על ידי קביעת פרקי זמן מוגדרים למיקוד, והגדרת הפסקות מרעננות ביניהם.

השיטה גם עוזרת להתגבר על נטיות שלנו לדחיינות או עשיית כמה דברים במקביל, שפוגעות בפרודוקטיביות.

איך עובדים עם שיטת פומודורו?

ובכן, כיום יש כבר כמה וכמה יישומים לשיטה, כולל אפליקציות ומערכות גדולות שכוללות בתוכן שעון פומודורו, אבל חשוב להבין את הבסיס לשיטה:

1.      בחירת המשימות לפומודורו

• לפני שמתחילים, בוחרים את המשימה או המשימות אותן תרצו לבצע בפומודורי (מאיטלקית – עגבניה ביחיד)
• חשוב לוודא שהמשימה ברורה ומוגדרת היטב כך שתוכלו להתרכז בביצוע כשהטיימר מתחיל
• המשימה יכולה להיות חלק מפרויקט גדול יותר, אבל חשוב לצמצם אותה למטלה ספציפית ל-25 דקות

2.      קביעת טיימר ל-25 דקות

• קבעו טיימר ל-25 דקות בלבד (אפשר להשתמש בטיימר או אפליקציה)
• לפני התחלת התיזמון, הרחיקו את כל מה שעלול להסיח את דעתכם (סלולרי על שקט, לסגור טאבים במחשב אם יש משהו שלא קשור למשימה וכו)

3.     עבודה על המשימה

• הקדישו את כל 25 הדקות לעבודה בלעדית על המשימה הנבחרת ללא הפרעות
• התעלם מכל גירוי חיצוני כמו מיילים, הודעות, התראות – הם יכולים לחכות להפסקה
• אם יש קושי או אתגר, התמודדו איתו והמשיכו לעבוד עד שמצלצל הטיימר. עצרו את העבודה גם אם אתם באמצע משהו. אני יודע כמה זה קשה לקום באמצע, אבל זה ישתלם בהמשך.

4.     תיעוד השלמת הפומודורו והפסקה קצרה

• מיד עם הצלצול, סמנו את המשימה עפ"י מצבה (הסתיים\בעבודה) ותעדו מה נעשה בדיוק
• קחו הפסקה של 5 דקות, חשוב לעשות משהו שונה לחלוטין שאינו קשור לעבודה בכלל

5.      הפסקה ארוכה לאחר 4 פומודורי

• לאחר 4 פומודורי רצופים, קחו הפסקה ארוכה יותר של 15-30 דקות
• נצל את ההפסקה הארוכה לפעילות מרעננת כמו תנועה או מתיחות
• זו הזדמנות לאכול משהו קל, לשתות ולהירגע לפני סבב נוסף של פומודורי
• ביצוע של 4 סבבים גדולים (כשכל אחד כולל 4 סבבים קטנים), זה למעשה יום עבודה מאוד יעיל וממוקד. בשורה התחתונה מדובר על 8 שעות ברוטו, כולל ההפסקות, אך התוצאות יהיו שונות בהחלט. בדקו את זה בעצמכם

איך זה עובד ולמה שזה יעבוד גם לכם?

לכל בני האדם יש 2 אונות. התפקוד שלנו והיעילות שלנו (ועוד המון דברים) נשענים על הסנכרון בין האונות והתפקוד שלהן. כדי להימנע ממאמר ארוך בסגנון מדעי המוח, אכתוב הסבר פשוט ככל האפשר:

שיטת הפומודורו מסייעת לסנכרן בין האונה השמאלית והימנית במוח ולנצל אותן בצורה מיטבית:

האונה השמאלית אחראית על חשיבה לוגית, אנליטית ורציונלית. היא מאפשרת מיקוד, ריכוז ועבודה ממושמעת על משימה. אולם האונה השמאלית מתעייפת לאחר עבודה ממושכת וזקוקה למנוחה.

האונה הימנית אחראית על חשיבה יצירתית, רגשית ואינטואיטיבית. היא זקוקה לגיוון והעשרה כדי לתפקד במיטבה.

ככל שהאונה השמאלית מתעייפת, הקשר בין האונות נחלש, כך שאנחנו עלולים להיכנס ל – "לופ" ולהרגיש איך אנחנו לא מצליחים להבין משהו או לפתור משהו, שוב ושוב.  הסיבה לרוב נעוצה בחוסר סנכרון בין האונות.

שיטת הפומודורו מאפשרת לנצל את המיקוד של האונה השמאלית בפרקי הזמן היעילים ביותר עבורה שהם כ-25 דקות, ולאחר מכן "לנוח" אותה עם הפסקה קצרה.

בהפסקות מתאפשר לאונה הימנית גיוון וסיפוק צרכיה, מה שמחדש אותה לקראת המקטע הבא של עבודה ממוקדת.

כך נוצר איזון וסנכרון מיטבי בין שתי מערכות החשיבה במוח לניצול מקסימלי של הפוטנציאל שלהן.

איך משתמשים בגישות כמו פומודורו לייעל את הזמן?

כאשר אנו חושבים על שיטת פומודורו, חשוב להבין שמדובר בחלק אחד מתוך המערכת הגדולה יותר של ניהול עצמי יעיל. השיטה הזו, עם כל יתרונותיה, היא רק חלק מהתמונה. כדי להתייעל באמת ולנצל נכון את הזמן שלנו, עלינו ליישם את התובנות מהשיטה הזו במגוון פעילויות ובסביבות שונות.

למשל, בעוד שבמסגרת העבודה ייתכן שנמצא את שיטת פומודורו כאידיאלית למיקוד והשגת תוצאות, בחיים האישיים ייתכן שנצטרך להתאים את העקרונות לצרכים שונים. במסגרת לימודים או בבית לצורך העניין, הגמישות בניהול הזמן יכולה להיות יותר חשובה מהמיקוד האינטנסיבי לפרקי זמן קצרים.

המפתח ליישום יעיל של עקרונות שיטת פומודורו בחיי היומיום, הוא להבין את הצורך ולהתאים את השיטה למצבים שונים. במקרה של משימות ארוכות טווח, כמו פרויקטים גדולים או תכנון אירועים, יכול להיות שנרצה לחלק את הזמן שלנו למקטעים גדולים יותר מ-25 דקות. זאת כדי לאפשר רצף והמשכיות בעבודה. מצד שני, עבור משימות קטנות ומהירות, כמו עדכון דוא"ל או סידור הבית, פרקי זמן קצרים יותר יכולים להיות מתאימים.

כמו כן, חשוב לזכור שההפסקות הן חלק בלתי נפרד מהתהליך. הן מאפשרות לנו להתרענן ולחדש כוחות, ולכן, גם בפעילויות שלא כוללות עבודה אינטנסיבית, חשוב לשלב הפסקות ולאפשר לעצמנו זמן להתרווח ולנשום.

בסופו של דבר, ניהול עצמי יעיל דורש מאיתנו להיות מגמישים, להתאים את השיטות לצרכינו ולהכיר את הגבולות והיכולות שלנו. בין אם זה עבודה על פרויקט גדול או פשוט ניהול המשק הביתי, העיקר הוא למצוא את הדרך הנכונה לנו להתייעל ולהשיג את המקסימום מהזמן שלנו.